金曜日ですね。オフィスを出る時に、未読メールゼロだと気持ちがいい!

毎日200~300通のメールが届きますが、バシバシさばきます。

受信箱に何も入っていないのを確認して、事務所を出ると気持ちがいい!週末も思いっきり楽しめます。

今日は16:30には受信箱にあるメールをゼロにしたので、残った時間で来週やろうと思っていた企画書を完成させちゃいました。それで18:30には事務所を出て、本屋さんに行きました。

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メールをさばくためにやっていることはシンプル


メールをさばくために、やっていることは

分けること

です。私の分け方は3通り。

①読んで削除する
スタッフが「電車の遅れで5分遅れます」的なメールはその日限りの連絡事項なので読んで削除。

会議の日程調整とかのやり取りのメールも不要。最後、何日の何時になったのを確認するだけでいいのだから。最後の幹事の人のメールだけを待てばよいと。

 ⇒できれば調整さんとかを使ってもらいたいが・・・。

②読んで、処理済みのフォルダーに移動させる
ccで入っているメールの多くは、読んで状況を把握しておけばいいものなので、読んで特に自分がコメントを出す必要がないと思ったら、「処理済み」のフォルダーに移動させます。

③返信をして、処理済みのフォルダーに移動させる
返事が必要なメールは、すぐに返答します。返事を先送りしても、返事をしなくていいという選択肢はないので、それならやってしまった方がよし。

返信した後は、処理済みのフォルダーにそのメールを移動させます。

ポイントは「処理済みフォルダー」を作ること。そして・・・

ポイントは処理済みフォルダーを作ること。

そして、一度触ったメールは、すぐに処理することです。

取引先から「会議の日程をこの3日から選んでください」というメール。部下の、「この見積りで発注をかけてもいいですか」という問い合わせ。スケジュール帳や予算書を見ればすぐに判断できるはず。

簡単に返答できそうなメールこそ「あとで返事をすればいいや」と思い、受信トレイに置いておくと、メールがどんどん増えていき、うんざり。最後は、どれから手をつけていいかわからなくなる・・・そんな、負のスパイラルの連鎖を断ち切りましょう。

でもすぐに処理できないメールもあります。先月は、9500字の原稿依頼を『専門図書館』からいただきました。きちんと調べて、考えて9500字を書くとなると、数日を要します。なので、原稿依頼や講演のプレゼン資料作り、また時間のかかる企画書の依頼などは受信トレーに残しておきます。

受信トレイは10通以内にする

上記のように原稿依頼などは時間がかかります。

でもがんばって受信トレイには10通以内に収めます。10通は「まだ手をつけていない仕事」ということです。

10つの仕事を終えてないということだけでも、大変なことですよね。

なので手つかずの仕事は10に収めるというマイルールを課しちゃう!この中に「会議の日程はどの日にしましょうか」というすぐに返事ができるものを入れ続けていくのはもったいない。

終わらせられる仕事はささっと終えて、クリエイディブな仕事をした方が自分のモティベーションにもつながります。

私の習慣を変えてくれた本を紹介します

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どちらの本も、メールのみならず、仕事中のありとあらゆる「無駄」ポイントに切り込んでくれています。

私がすぐに取り掛かったのがメールの処理の仕方でした。

それまで私の受信トレイにはすべてのメールがありました。終わっていない仕事を未読にして、あとは既読の状態にしていましたが、そこにあると気になって見てしまうんです。

またトレイにメールがたくさんあると、たとえ処理済みにしても、「仕事が終わっていない感」、「仕事がたまっている感」に苛まれます。

この2冊の以下の章を読むだけで、劇的にメールさばきが変わります!


『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』(PHP文庫)

・書類、メールは「すぐに」処理する
・Eメールの整理術-すぐに削除!それ以外は収納用フォルダーへ

『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』(明日香出版社)

・受信トレイのメールは5通まで







お試しあれです。

あと気が付いたかもしれませんが、ブログに見出しをつけてみました。

自分でセッティングしたよ。今度ブログのカスタマイズについても書きますね。


走れ!移動図書館もよろしくです。プロジェクトの立ち上げの方法が学べるかも。




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